Wtorek22.01.2019
0°C

Informacja o zmianach dotyczących e-akt

Szanowni Państwo,

od 1 stycznia 2019 r. weszły w życie przepisy ustawy związanej ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych i ich elektronizacją.
Zachęcamy Państwa do zapoznania się z załączonym materiałem.

Biuro Terenowe ZUS w Piszu organizuje szkolenia stacjonarne dotyczące e-akt. 

W sprawie szkoleń proszę o kontakt telefoniczny pod numerem 502 009 928 lub mailowo na adres: edyta.wyrzykowska@zus.pl.

Więcej informacji nt. e-akt znajduje się na stronie internetowej ZUS:  http://www.zus.pl/firmy/przedsiebiorco-przeczytaj-wazne/e-akta.

 

Olsztyn, 2 stycznia 2018 r.

                                                                                          

E-akta: Pracodawco, pamiętaj o dostosowaniu programów

 

Od stycznia, w związku z wejściem w życie projektu e-Akta, zmienia się zakres danych, jakie przedsiębiorcy będą przekazywać do ZUS. Zmiany oznaczają dla płatników przede wszystkim duże korzyści. Najpierw jednak trzeba dostosować do nich programy kadrowo-płacowe.

 

Jeśli przedsiębiorca lub biuro rachunkowe działające w jego imieniu, korzysta z programu kadrowo-płacowego, który nie rejestruje danych wymaganych przepisami wchodzącymi w życie od 1 stycznia 2019 r. powinni jak najszybciej zaktualizować oprogramowanie. Uwaga ta jest również wskazaniem dla producentów oprogramowania kadrowo-płacowego, z którego korzystają polscy przedsiębiorcy. Rzecz niezwykle ważna: do zmian w dokumentach przekazywanych do ZUS w związku z projektem e-Akta będzie na bieżąco dostosowany program Płatnik i e-Płatnik.

Od 1 stycznia 2019 roku okres przechowywania akt pracowniczych dla wszystkich nowozatrudnionych osób wynosi 10 lat, od zakończenia obowiązywania umowy o pracę lub umowy zlecenia. Jest to związane
z nowym zakresem danych, które pracodawcy będą przekazywać do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Nowe dane dotyczą wypłaconych pracownikowi (zleceniobiorcy) w danym miesiącu kwot przychodu oraz okresów wykonywania pracy nauczycielskiej. Informacje te będą przesyłane w miesięcznym imiennym raporcie
o przychodach ubezpieczonego: ZUS RPA. Jeśli pracodawca zechce skrócić okres przechowywania akt pracowniczych za osoby zatrudnione między 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r., musi przekazać do ZUS oświadczenie w tej sprawie na druku ZUS OSW wraz z raportami informacyjnymi (ZUS RIA) za osoby zgłoszone do ubezpieczeń po raz pierwszy w tym okresie. Dane z tych dokumentów ZUS zapisze na koncie ubezpieczonego i będą one uwzględniane przy ustalaniu prawa do świadczeń emerytalno-rentowych oraz ich wysokości. Dodatkowo Zakład dostosował formularz ZUS DRA do płatności na jeden rachunek. Pojawiło się
w nim pole z łączną kwotą do zapłaty za dany okres rozliczeniowy.

Z kolei w formularzu wyrejestrowującym z ubezpieczeń (ZUS ZWUA) pracodawca będzie przekazywał do ZUS informacje o dacie i sposobie rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy albo stosunku służbowego oraz informację, z czyjej inicjatywy stosunek pracy został rozwiązany.

Dotychczas w Polsce obowiązywał jeden z najdłuższych okresów przechowywania dokumentacji kadrowo-płacowej, czyli 50 lat. Dla porównania w Finlandii jest ona przechowywana przez 10 lat, a w Danii zaledwie 5. W Czechach długość okresu przechowywania zależy od rodzaju dokumentacji pracowniczej.

 

Więcej informacji na temat zakresu danych, jakie będą wykorzystywane w nowych raportach ZUS RIA i ZUS RPA oraz zmian wprowadzonych w formularzach ZUS ZWUA, ZUS DRA, informacji rocznej oraz miesięcznej dla osoby ubezpieczonej można znaleźć na stronie www.zus.pl oraz www.e-akta.gov.pl

 

 

 

Anna Ilukiewicz

Regionalny Rzecznik Prasowy ZUS 

województwa warmińsko-mazurskiego

 

 

Olsztyn, 2 stycznia 2018 r.

                                                                                             

                                                  

 

 

Wróć